Hari ini saya bersama seorang sahabat meneruskan tugas sebagai tindak lanjut dari kerjasama dengan pemerintah
di salah satu kabupaten di Jawa Timur, yakni Evaluasi Kinerja SKPD. Beberapa indikator
disusun untuk memberikan penilaian kerja para PNS dan honorer di seluruh SKPD. Salah satu indicator itu adalah Jurnal kerja. Ya, semua
pegawai harus memiliki jurnal kerja harian.
Dari beberapa SKPD yang dikunjungi, sebagian besar memang belum
menjalankan jurnal kerja - atau lebih mudah kita sebut catatan harian saja. Buku
catatan harian ini telah dibagikan kepada seluruh pegawai di semua SKPD, baik
yang PNS maupun honorer. Namun temuan di lapangan pada periode April, Mei dan
juni 2014 ini tidak banyak personil pegawai yang sudah mengisi buku catatan
harian ini dengan baik dan tertib.
Tidak hanya pegawai, bahkan pimpinan SKPD juga belum memberikan
dukungan dan kontroling agar semua pegawai melaksanakan tugas pencatatan harian
tentang aktifitas yang dikerjakan. Banyak yang berdalih toh perkerjaan sesuai program kerja telah dijalankan. “Yang
terpenting adalah program kita dapat berjalan, Pak” Begitu kata beberapa
pimpinan SKPD.
Aalasan itu tidak salah. Melaksanakan tugas sesuai dengan
program yang dijalankan adalah keharusan. Akan tetapi berdasar temuan kami di
lapangan catatan harian ini menjadi penting karena beberapa alasan.
Pertama, dengan
adanya catatan harian atau jurnal kerja ini pimpinan SKPD dapat melakukan
kontroling terhadadap aktifitas pegawainya. Pimpinan dapat melakukan cek jurnal
setiap minggu atau bulan tentang aktifitas pegawai, mana yang pekerjaannya
monoton, mana yang pekerjaannya berganti-ganti, atau mana pegawai yang
pekerjaannya justru diluar tupoksinya. Dengan demikian pimpinan dapat lebih
mengenal aktifitas pegawainya dengan lebih baik.
Kedua, buku jurnal
kerja atau catatan harian memudahkan pimpinan untuk melihat kuantitas pekerjaan
pegawainya. Temuan kami di beberapa SKPD ada satu pegawai yang melaksanakan
pekerjaan yang banyak dan beragam. Sementara ada juga pegawai yang tidak banyak
bekerja. Hal ini disebabkan oleh banyak factor, seperti kualitas SDM pegawai it
sendiri. Sebagai contoh, pegawai bagian keuangan ternyata tidak membuat sendiri
pekerjaan rekap keuangannya. Ia melimpahkan pekerjaan itu kepada pegawai –
sebut saja pegawai A yang lebih muda, dengan alasan ia tidak dapat
mengoperasikan program Excel.
Distribusi kerja tersebut bisa jadi tidak masalah jika
pegawai yang bersangkutan masih satu bagian dari bagian keuangan tersebut. Akan
tetapi si A ternyata adalah bagian kebersihan di kantor itu. Ia juga
mendapatkan pekerjaan lain seperti mengelola website dan menyusun SOP. Padahal penyusunan
SOP harusnya di bawah kendali bagian kepegawaian atau skretaris. Saat temuan
ini disampaikan kepada pimpinan SKPD, dia berdalih “Kami ingin memaksimalkan potensi
kepegawaian yang ada”.
Alasan tersebut tentu kondisi yang dipaksakan. Jurnal kerja
ini membantu kita melihat kuantitas kerja pegawai, jangan sampai kasus
penumpukan kerja pada salah satu orang ini terus terjadi. Kita dapat melihat
kuantitas kerja masing-masing pegawai, mana yang pekerjaannya overload, dan
mana yang pegawai banyak kosong dari tugas. Dengan demikian kita bisa membagi
atau mendistribusikan lebih merata. Ini tentu lebih berkeadilan.
Ketiga, jurnal
kerja atau catatan harian pada pegawai lembaga pemerintahan menjadi sangat
penting karena status pegawai negeri sipil yang mengikat berbagai konsukwensi
bagi yang menyandangnya. Bekerja pada setruktur pemerintahan mempunyai
tanggungjawab melaksanakan tugas dan pekerjaannya sesuai dengan legal formal
dan perundang-undangan yang ada. Masing-masing bidang dan personal melaksanakan
tugas dengan ikatan aturan, tupoksi, dan SOP yang ada.
Seorang pegawai negri tidak dapat berfikir “yang penting tugas selesai, atau program
dijalankan”. Lebih dari itu ada berbagai aturan yang melekat seperti harus
ikut apel pagi, masuk jam delapan (PNS kantor), dan pulang kerja sore dengan
waktu yang telah ditentukan. Meskipun mungkin sedang “tidak ada pekerjaan”,
pulang sebelum jam kerja selesai adalah tidak dibenarkan. Begitupun dengan
melaksanakan jurnal kerja.
Apakah itu saja maksud Jurnal Kerja atau Catatan Harian ini?
Tidak. Catatan harian ini juga bermanfaat secara personal
kepada pegawai itu sendiri. Dari catatan kerja harian ini kita dapat melakukan
penilaian secara mandiri tentang berbagai aktiftas kita. Dengan demikian kita
dapat melakukan evaluasi pada diri kita sendiri.
Di luar kepegawaian, siapapun kita pada dasarnya juga
membutuhkan catatan harian rutinitas sehari-hari kita. Saya mempunyai seorang
teman yang berprofesi sebagai penjual on line. Ia kadang mengeluh sering
kehabisan BBM – istilah ketika kehabisan uang di tengah jalan. Padahal ia
termasuk sukses dalam berjualan, hamper setiap hari ada order dengan jumlah
yang tidak sedikit.
Ia kemudian berinisiatif membuat catatan harian berikut
semua keuangan keluar masuk setiap hari. Ia terperanjat saat tahu ternyata
penghasilan perbulannya lebih dari sepuluh juta setiap bulan. Penghasilan itu
tentu sangat tinggi untuk seorang anak muda yang tinggal di kota kecil seperti
kota Malang ini.
Delapan bulan lalu ia memulai membuat catatan harian. Hasilnya
sungguh luar biasa. Ia melakukan evaluasi dan merubah beberapa pola hariannya. Kini
ia menjadi salah satu penjual sukses untuk produk yang ia tekuni. Toko online-nya
selalu nangkring di urutan pertama
google dengan kata kunci produk yang ia jual. Dan yang terpenting, ia kini
lebih berhasil ketimbang teman-temannya dalam hal pekerjaannya, termasuk saya
sendiri.
Silakan memulai membuat jurnal kerja atau catatan harian
ini, sesederhana apapun bentuknya. Semoga bermanfaat.
0 komentar:
Posting Komentar